Il ritardo nei pagamenti è uno dei primi aspetti critici che danneggiano il flusso di cassa di un’azienda. Non solo nel breve, ma anche non avere una visione sul medio termine del comportamento dei propri clienti potrebbe compromettere seriamente la catena di creazione di valore.
L’introduzione di efficaci procedure di gestione del credito può mitigare questa situazione e permettere alle aziende di lavorare in modo proattivo con il proprio parco clienti.
Ecco 7 spunti per migliorare o avviare il proprio processo di gestione del credito.
- Strategia
Molti fallimenti possono essere evitati con la preparazione! Lo stesso si può dire per la gestione del credito. La definizione di una strategia di approccio al parco clienti, declinata nella costruzione di diverse procedure di recupero in base alle specifiche caratteristiche dei clienti è il punto di partenza.
Grazie al coinvolgimento di diverse aree aziendali quali ad esempio credito, tesoreria e controllo di gestione si possono definire diversi scenari critici e identificare per ognuno di essi una reazione commisurata.
Bisogna affidarsi a soluzioni innovative che permettano di raggruppare i clienti in cluster, di costruire, per ognuno di questi, strategie di sollecito e di monitorare lo stato di avanzamento di queste procedure lasciando l’operatore libero di lavorare su clienti già identificati, evitandogli di commettere errori di valutazione.
- Conoscenza
Alcuni clienti potrebbero sembrare pagatori affidabili perché alle prime forniture hanno un comportamento collaborativo; purtroppo in quest’ultimo periodo storico svariati fattori possono alterare questa condizione.
La valutazione ed il monitoraggio del proprio parco clienti è un aspetto fondamentale per un’azienda intenzionata ad accrescere il proprio valore.
Per conoscere e, quindi, meglio prevedere come potrebbe evolvere il rapporto con un cliente sono necessarie informazioni, sia interne sia esterne, ad esempio:
essenziali:
- abitudini di pagamento storiche
- numerosità di promesse, piani di rientro, reclami e contenziosi
- abitudini di pagamento verso gli altri fornitori (da società esterne)
ottimali:
- andamento della marginalità
- budget delle vendite
- informazioni di pagamento verso altri fornitori dello stesso settore in cui si opera
- informazioni di pagamento verso i fornitori essenziali per il cliente (utility, …)
Anche in questo caso soluzioni tecnologicamente avanzate sono in grado di elaborare dati statistici sulle abitudini di pagamento, non solo per singolo cliente, ma anche per gruppi di essi così da spingersi verso la valutazione anche dei prospect. Ad esempio: in una determinata area geografica per uno specifico settore merceologico si registra un rallentamento importante nei pagamenti, questa informazione diventa essenziale per l’area commerciale che dovrà adattare la propria proposta in termini di condizioni di pagamento o, addirittura, considerare la possibilità di rivolgersi verso altri settori.
- Determinazione
Accade molto spesso che il cliente poco propenso a rispettare le scadenze o semplicemente poco attento, ritardi i pagamenti perché non sollecitato con la giusta “convinzione”. Un approccio artigianale al sollecito potrebbe venire percepito dalla controparte come mancanza di attenzione e scarso interesse nel recupero. D’altro canto una comunicazione strutturata che puntualmente ad ogni situazione di scaduto viene inviata trasmette al cliente la convinzione che oltre all’interlocutore dell’ufficio crediti ci sia una struttura che monitora e controlla alla quale non è possibile sfuggire.
Questo approccio non deve essere necessariamente visto come negativo da parte del cliente, si può benissimo dimostrare come la comunicazione preventiva e strutturata permetta al cliente di essere avvisato per tempo di un’imminente scadenza. Può servire, quindi, ad anticipare situazioni critiche che altrimenti potrebbero sfuggire.
- Automazione
Il tempo è una delle risorse più limitate a disposizione, per questo è necessario poter automatizzare alcuni passi del processo di sollecito. L’automazione deve semplificare o, addirittura, eliminare le attività a minor valore aggiunto lasciando all’operatore il tempo per lavorare sulle situazioni critiche e su quelle strategiche.
L’attività di sollecito è di fatto “asimmetrica”: ai clienti piccoli è possibile inviare un sollecito massivo standard e comune che può essere automatizzato quasi completamente, mentre un sottoinsieme di clienti richiede attività più personalizzate per le quali l’automazione supporta l’operatore nell’invio e nel monitoraggio.
Questo approccio porta il cliente ad avvertire la determinazione del fornitore a mantenere un legame costruttivo, senza tuttavia perdere il rispetto delle scadenze.
Partendo da una buona strategia che assegni attività di sollecito diversificate, l’automazione aggiunge la possibilità di adattare queste attività all’evoluzione delle abitudini di pagamento, di monitorare sempre tutto il parco clienti e di condividere con tutto il gruppo di lavoro situazioni che potrebbero diventare critiche.
- Fermezza
Il cliente è un asset importante per l’azienda e vale sempre la pena porsi in un modo costruttivo nel caso di problematiche legate al credito. D’altro canto, il cliente deve sentire la determinazione del creditore e deve rendersi conto che la sua situazione è costantemente monitorata.
Avere una buona conoscenza dei propri clienti permette di poter agire su di essi in modo più o meno accomodante, anche a parità di scaduto, in base a quanto “valgono” per l’azienda e quanto loro potrebbe contribuire alla crescita di valore.
Collaborare e diventare partner dei propri clienti virtuosi è una soluzione che permette di mantenere una circolazione positiva in tutto l’ecosistema delle aziende della catena di fornitura.
Una soluzione di Credit Management aiuta ad indentificare i clienti “meritevoli” ed è un ottimo strumento per dimostrare fermezza e determinazione in quanto monitora tutto il parco clienti ed invia le comunicazioni con la cadenza prestabilita, mostrando così al debitore l’impossibilità di essere “dimenticati”.
- Autonomia
Altrettanto importante è poter contare su personale formato in modo appropriato ad affrontare le tematiche del credito con il cliente.
La formazione e la trasmissione della cultura del credito all’interno dell’azienda diventa un fattore di crescita molto importante: permette di lavorare in modo più consapevole e di coinvolgere con maggiore efficacia tutte le aree che, a diverso titolo, sovraintendono il processo di creazione di valore.
Una soluzione di Credit Management deve essere sia semplice per l’operatore che la utilizza giornalmente che deve sentirsi autonomo nell’attività e sicuro di lavorare sempre sui clienti giusti sia flessibile, per poter permettere a chiunque vi acceda di vedere la situazione puntuale del parco clienti attraverso il proprio punto di vista.
- Tempestività
Infine, ma altrettanto importante: la tempestività.
Saper reagire immediatamente ad una situazione improvvisa e non prevedibile trasmette al cliente il senso di controllo e di protezione. Questa caratteristica non deve essere vista solo in funzione delle comunicazioni di insoluto ma deve essere considerata anche in positivo: segnalare al cliente una criticità già rilevata internamente e che potrebbe impattare anche sul resto della catena di fornitura.
L’obiettivo è sempre quello di mantenere la massima condivisione delle informazioni all’interno dell’azienda e di coinvolgere il più possibile i clienti meritevoli
Con la soluzione Formula per la gestione del credito, Eloficash potrai:
- sviluppare una solida strategia di gestione del credito introducendo piani di sollecito specifici per cluster di clienti
- avere a disposizione su di un’unica scheda (semplice e veloce da consultare) tutte le informazioni associate al cliente (sia interne sia esterne)
- comunicare al cliente in modo strutturato e controllato
- lavorare con il supporto di un motore di automazione che ridurrà di molto le attività a consumo di tempo e gli errori umani
- trasmettere ai clienti la fermezza nelle richieste e la disponibilità a venire incontro a determinate situazioni
- godere di uno strumento semplice da utilizzare che ti permetterà di trasmettere facilmente la tua idea di policy del credito e lungo tutta la catena di creazione di valore
- costruire buoni rapporti con i clienti, mantenendoli aggiornati tempestivamente su eventuali criticità
- Convergenza: Eloficash si colloca all’interno di un flusso informativo già esistente in azienda al quale partecipa diffondendo i propri dati alle soluzioni contigue: alla tesoreria fornisce previsioni di incasso più attendibili, al controllo di gestione una valutazione dei tempi medi di incasso precisa.
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