Gruppo PSC S.p.A.
L’AZIENDA
PSC è un primario attore nel settore impiantistico delle costruzioni e delle infrastrutture.
Il fatturato supera i 400 milioni di euro e oltre 1000 persone lavorano nel Gruppo.
PSC nasce nel secondo dopoguerra come impresa locale di installazione di impianti elettrici e si sviluppa nel tempo fino a diventare un nome di riferimento per tutte le grandi opere civili del territorio italiano.
Si occupa di impianti per la distribuzione nazionale dell’energia elettrica, di infrastrutture per le telecomunicazioni, di elettrificazione e segnaletica delle reti ferroviarie, di sistemi elettrici e di climatizzazione per navi civili e militari, di cablaggio elettrico, idraulico, di condizionamento e antincendio per grandi complessi edilizi.
Ma non solo.
La strategia di internazionalizzazione ha portato all’apertura di una sede in Qatar e al coinvolgimento di PSC nella realizzazione degli impianti di alcuni stadi sportivi in quell’area.
PSC ha anche una Business Unit Digital che si occupa di soluzioni IoT per il controllo remoto delle cabine elettriche.
LA DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI AMMINISTRATIVI CON SAGE X3 E ARXIVAR.
Vista l’importanza dei processi documentali, l’introduzione della soluzione di gestione documentale ARXivar è stata praticamente contestuale all’avvio del nuovo software gestionale aziendale Sage X3.
Per quest’ultimo abbiamo scelto un impianto multilegislazione ed una gestione completa dei processi con un numero consistente di utenti.
Con l’introduzione di ARXivar abbiamo iniziato a gestire in forma automatica uno tra i processi maggiormente critici per la nostra amministrazione: l’approvazione delle fatture passive e la relativa riconciliazione con il ricevimento merci e con la corretta assegnazione delle commesse.
IL FLUSSO DI GESTIONE DOCUMENTALE DELLE FATTURE PASSIVE
La dimensione di riferimento è quella di alcune migliaia di fatture ricevute mensilmente, legate agli approvvigionamenti da parte dei diversi cantieri.
La questione essenziale riguarda la necessità di riconciliare la fattura con la merce effettivamente ricevuta sul cantiere
Va considerato, infatti, che le fatture sono emesse 30 o 60 giorni dopo il ricevimento della merce. Inoltre, quest’ultima può non corrispondere esattamente all’ordine di partenza, trattandosi di grandi quantità di materiali edili.
E’ evidente che una procedura manuale implica sia tempi davvero incerti che il proliferare non organizzato di documenti sia cartacei che digitali.
Il flusso creato con Sage X3 e Arxivar, a sua volta connesso al canale di ricevimento dello SDI, permette uno smistamento real time delle fatture verso i responsabili della loro approvazione.
COME FUNZIONA?
Sage X3 fa da master data per quanto riguarda le informazioni di base relative ai fornitori, alle commesse, ai relativi capi commesse e per i ricevimenti di merce a magazzino.
ARXivar permette di smistare la fattura al corretto approvatore, analizzando sia il contenuto del file xml sia le informazioni collegate e presenti in Sage X3 .
L’approvatore viene chiamato a visionare e approvare il documento attraverso il completamento di alcuni dati obbligatori (Task del Workflow).
La struttura aziendale PSC di approvazione è distribuita sia geograficamente sia organizzativamente per cantieri e centri di costo, dunque il valore di una soluzione web che permette ai centri amministrativi e ai capi commessa di collegarsi al software documentale, grazie e ad una procedura semplificata e “su misura” è evidente.
Già dalle prime settimane di utilizzo il miglioramento dei tempi di lavorazione e l’accuratezza delle procedure sono stati sensibili.
Questo ci permette di consolidare le decisioni prese fin qui e pensare già a nuovi ambiti cui estendere la digitalizzazione delle attività di back office.