La scelta di un ERP per una PMI può fare la differenza. Soprattutto oggi, in cui l’emergenza sanitaria da Covid-19 ha causato una battuta d’arresto. Secondo le stime dell’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI del Politecnico di Milano le tecnologie digitali potrebbero rappresentare un potente alleato per dare continuità all’attività aziendale anche in una situazione in cui gli accessi a uffici e impianti produttivi sono limitati. Eppure le piattaforme cloud al momento sono utilizzate solo dal 30% delle PMI e la diffusione di sistemi ERP non copre neppure la metà delle PMI. Il fatto che i dati su cloud ed Enterprise Resource Planning risultino affiancati è indicativo di come le due tecnologie ormai tendano a integrarsi. Ecco perché la prima cosa da sapere riguardo a un ERP per PMI è proprio la sua distribuzione in modalità cloud-based.
1. Perché l’ERP per PMI dev’essere in cloud
Potrebbe sembrare strano assegnare un ruolo così importante al modello architetturale piuttosto che alle funzioni del sistema gestionale con cui governare i processi rilevanti dell’azienda. In realtà, da questo derivano alcuni effetti che rendono l’ERP per PMI particolarmente adatto al tipo di azienda più diffusa nel nostro Paese. Quest’ultima, infatti, non sempre dispone di una figura interna dedicata alla manutenzione e alla gestione dei sistemi informativi. Quando c’è, spesso ha un carico di lavoro concentrato sulle attività ordinarie e non su quelle a maggior valore quale potrebbe essere la ricerca di tecnologie che supportino produttività, efficienza e risparmio. L’ERP per PMI in cloud risolve il problema alla radice, perché non richiede alcuna installazione e comprende nello stesso canone manutenzione, aggiornamento e assistenza.
2. Il miglior ERP per PMI dev’essere su misura
Il secondo aspetto di cui tener conto deve puntare a identificare il miglior ERP per PMI presente sul mercato. Tra i gestionali offerti da colossi come SAP e Oracle a beneficio della grande azienda e gli applicativi sviluppati da software house improvvisate, va scelta la via di mezzo. Il miglior ERP pensato per le PMI, oltre a essere cloud-native, deve possedere criteri di proporzionalità e adeguatezza al bisogno dell’organizzazione che lo adotta. Per esempio, deve prevedere un numero di moduli congrui, non migliaia di funzioni, molte delle quali rimarrebbero inutilizzate. Il miglior ERP non dov’essere quindi né sovradimensionato, né sottodimensionato. Deve servire a gestire efficacemente le aree strategiche dell’azienda: finanza, amministrativa e contabile, vendite e marketing, logistica ecc.
3. ERP per PMI: usabilità e mobilità
A parità di offerta in cui coesistano i requisiti suggeriti sopra (cloud-native e proporzionalità), non può mancare la facilità d’uso. Imprenditori e manager hanno bisogno di un ERP per PMI che non solo li accompagni nelle incombenze quotidiane e agevoli il lavoro, ma che contribuisca anche a ottimizzare i processi, aumentando i ricavi e facendo diminuire i costi. Entrambi hanno poco tempo per prendere dimestichezza con infrastrutture troppo complicate, mentre sono bendisposti nei confronti di piattaforme semplici e di immediata comprensione. Se, in più, queste piattaforme sono consultabili anche in mobilità su smartphone e tablet, questo fatto rappresenta un ulteriore vantaggio da considerare ai fini di una selezione pienamente consapevole.
4. Zero “sorprese” con assistenza e SLA
Infine, la quarta cosa da tenere presente, con riferimento a un ERP per PMI, è il livello di assistenza. Proprio per le ragioni accennate sopra, a proposito del fatto che nella piccola e media impresa non è detto che ci sia un IT Manager, l’affidabilità del fornitore è tanto rilevante quanto la qualità stessa del prodotto. Di fronte a un problema, l’ultima cosa che una PMI può permettersi di avere è una interruzione dell’operatività causata da un malfunzionamento o, peggio ancora, dal downtime completo del sistema. Perciò, occorre un’assistenza tecnica puntuale, sollecita e continuativa. A tale scopo, la definizione di accurati parametri SLA (Service Level Agreement) in fase di stipula del contratto è la base affinché un ERP per PMI non sia fonte di sgradite sorprese in un momento successivo all’acquisto.
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