I "bisogni" che una Gestione Documentale moderna deve soddisfare non sono solamente quelli di digitalizzare il documento per poterlo rivedere a video; gli obiettivi che queste gestioni devono soddisfare sono principalmente:
la riduzione degli spazi fisici necessari alla conservazione dei documenti attraverso la loro dematerializzazione;
la riduzione dei costi di gestione delle spedizioni dei documenti verso l’esterno;
l’ottimizzazione dei flussi di distribuzione interna (approvazione dei documenti);
l’eliminazione dei costi di digitazione dati relativi ai documenti in arrivo in forma digitale.
Queste funzioni devono tenere conto delle normative vigenti che sono in continua evoluzione ma che, se "sfruttate" nel modo opportuno, possono consentire benefici operativi ed economici non indifferenti.
Al fine di poter gestire in modo completo i documenti aziendali, Formula offre una serie di moduli che sono utilizzabili sia in maniera integrata tra loro sia con altri programmi di gestione documentale:
