Guida - Conservazione sostitutiva

Parlare di conservazione sostitutiva non significa archiviare un file PDF invece di un documento cartaceo.

Sia generare che archiviare documenti informatici sono attività non soggette a norma, mentre la conservazione sostitutiva è normata e va svolta secondo i criteri previsti dalle disposizioni di legge.
I benefici immediati che si colgono sono in termini di leggibilità (contro l'usura), di autenticità (relativamente alla verificabilità della firma) e di accessibilità (per avere facilità di conservazione).

Lo scopo della gestione documentale “estesa” è quello di trasformare documenti in informazioni, e grazie alle informazioni, poter migliorare i processi. Molti microprocessi aziendali possono essere così rivisitati con lo scopo preciso di ottenere risparmi “misurati”.

Sicuramente ci sono immediati vantaggi operativi legati ai minori spazi occupati dai documenti e al minor tempo impiegato per la ricerca, oltre, naturalmente, alla più facile accessibilità dei documenti da parte di soggetti diversi in azienda.

La conservazione sostitutiva può essere effettuata “in house” oppure presso un ente conservatore.

Abbiamo preparato una Guida in 8 punti per fornire una serie di indicazioni pratiche a chi si appresta ad affrontare il tema nel modo più tranquillo e sicuro possibile.