Sage X3 e la doppia sfida di Lab Analysis

AZIENDA

LabAnalysis

SETTORE MERCEOLOGICO

Analisi ambientali

SEDE

Casanova Lonati (PV)

CONTRIBUTO DI

S. Maggi - Responsabile Sistemi Informatici
"LabAnalysis è un'azienda di servizi italiana che nasce per soddisfare le richieste analitiche relative ai controlli ambientali su campioni di acqua e di aria. 
Il contatto con aziende farmaceutiche ha permesso anche lo sviluppo del settore controllo qualità nell’industria farmaceutica.  I nostri clienti vanno dalle piccole e medie imprese alle multinazionali italiane. Oltre al comparto farmaceutico, lavoriamo con i settori automotive, chimico, plastica e gomma, e con il settore oil & gas: raffinerie ed aziende chimiche. Nel campo delle analisi ambientali ci occupiamo di tutto ciò che riguarda le analisi di acque, terreni, rifiuti e aria - emissioni ed immissioni in atmosfera. Il nostro laboratorio è accreditato ISO 17025. Per il pharma siamo certificati dall'AIFA come officina farmaceutica per operare secondo le GMP (Good Manufacturing Practices) per le analisi sui farmaci: materie prime o prodotti finiti. Siamo anche riconosciuti dalla Food and Drugs Administration americana. Nell'ambito dei laboratori italiani, circa 2000 di cui un migliaio accreditati, ci posizioniamo tra i primi tre. Il mercato ci riconosce come fornitori di servizi di qualità. Non forniamo solo certificati analitici; il nostro valore aggiunto è nella consulenza post analisi.
La struttura complessiva è di circa 10000 metri quadri tra laboratori e uffici e l'azienda può contare su oltre 280 addetti in grado di intervenire su tutto il territorio italiano."
Per associare un prodotto (lato amministrazione):
Sage X3
Per associare un'area (lato amministrazione):
Amministrazione, finanza e controllo
Gestione acquisti
Gestione del magazzino
Vendite
Per associare un settore (lato amministrazione):
Alimentare-chimico-farma
Verticalizzazione (lato amministrazione):
Sfida
Nel 2013, prima di installare Sage X3, avevamo una situazione frammentata. 
Offerte ed ordini venivano gestiti manualmente. Avevamo un gestionale per le analisi di laboratorio; per la fatturazione e i cespiti invece utilizzavamo un altro software, una scatola chiusa che non ci permetteva di fare statistiche: non avevamo il controllo della situazione!

Soluzione
Non volevamo un software gestionale preconfigurato e, data la complessità della nostra realtà, una soluzione standard non ci sarebbe stata d'aiuto. Volevamo dare ai nostri utenti un buon livello di autonomia. La nostra scelta è stata il software ERP Sage X3 che si presentava come il giusto equilibrio tra struttura e personalizzabilità. Anche rispetto al numero di giorni d’implementazione, la proposta di Gruppo Formula ha incontrato i nostri desiderata.
La complessità dei nostri processi necessitava di un software gestionale personalizzabile, scalabile ed internazionale: per questo abbiamo scelto Sage X3.
Stefano Maggi
Risultato
Siamo partiti implementando la parte di fatturazione attiva, passiva e cespiti. Tutte le anagrafiche clienti, prima suddivise tra diversi software, sono state accentrate in Sage X3, ma questo non bastava, abbiamo anche interfacciato Sage X3 con il nostro gestionale tecnico. Completato l'avviamento l'offerta, diventata ordine, passa da Sage X3 al gestionale tecnico, il quale genera il rapporto di prova che definisce la fine lavorazione. Dal gestionale tecnico poi si torna su Sage X3 per la fatturazione.
Ogni giorno, con Sage X3, LabAnalysis affronta nuove sfide e, con il tempo, sono nati  dei mini progetti tra cui la gestione degli acquisti, implementata nel 2015. 
L’obiettivo futuro sarà la gestione del magazzino. Noi non abbiamo un magazzino vero e proprio, non siamo un’azienda di produzione, però abbiamo materiale di consumo e dobbiamo verificare la corrispondenza tra gli ordini di acquisto e il materiale in ingresso.
Abbiamo anche interfacciato il nostro sistema di timbrature con Sage X3 per monitorare gli interventi fuori sede dei tecnici e ottimizzare i tempi di fatturazione. Da smartphone questi ultimi segnalano l'inizio e la fine dell'intervento che viene subito chiuso e fatturato.