All'opera con Sage X3

AZIENDA

Fondazione Arena di Verona

SETTORE MERCEOLOGICO

Fondazione teatrale

SEDE

Verona - VR

CONTRIBUTO DI

Andrea Delaini - Direttore Amministrativo e Risorse Umane
Fondazione Arena di Verona, un’azienda la cui mission è la promozione e diffusione dell’opera lirica.
L’organizzazione della Fondazione è articolata in quattro aree. L’area amministrativa comprende oltre all’amministrazione in senso stretto, anche gli uffici delle Risorse Umane e degli Acquisti, la gestione del magazzino e della logistica. L’area artistica coinvolge il coordinamento delle masse artistiche (orchestra, coro, corpo di ballo) e la gestione dei laboratori scenografici ed i reparti dei tecnici di palcoscenico, poiché la Fondazione si occupa direttamente della produzione delle scenografie. Il terzo settore è quello del marketing-comunicazione che, oltre alle attività di comunicazione esterna, pubblicità e gestione degli sponsor, si occupa della gestione della biglietteria. La quarta area è l’ufficio tecnico che segue anche la sicurezza.
Per associare un prodotto (lato amministrazione):
Sage X3
Per associare un'area (lato amministrazione):
Amministrazione, finanza e controllo
Gestione acquisti
Gestione del magazzino
Per associare un settore (lato amministrazione):
Servizi
Verticalizzazione (lato amministrazione):
Sfida
La Fondazione aveva necessità di una procedura gestionale completa e integrata. Le aree di maggiore interesse erano la contabilità, il controllo di gestione, gli acquisti ed il magazzino. Il precedente gestionale forniva informazioni non integrate, necessitava di un livello elevato di manualità e non produceva dati di sintesi. La causa scatenante che ha portato a cambiare software ERP è stata l’esigenza di tracciabilità dei flussi finanziari. 
Le necessità della Fondazione Arena di Verona erano: reportistica, facilità di estrazione dei dati e soprattutto integrazione con gli altri "mondi" che caratterizzano la sua realtà (biglietteria, gestione del personale, fatturazione degli artisti).

Soluzione
Gli elementi di scelta sono stati tre: Sage X3 come prodotto, Formula come azienda e il modello implementativo Smart&Go per Sage X3 come approccio. Smart&Go è la modalità di rilascio operativo che permette di definire a priori il perimetro di progetto e che ha processi predefiniti.
La Fondazione necessitava di un’offerta forfettaria ed aveva a disposizione un budget limitato. Formula si è dimostrata un’azienda ‘snella’, capace di progetti brevi in tempi certi, nel rispetto del numero di giornate prestabilito. Un terzo elemento importante nella valutazione è stata la parte relativa alla gestione documentale, in particolare la dematerializzazione della RDA in modo da distribuirla più efficacemente a tutti i soggetti interessati dalla sua compilazione.
Parlando di Formula come azienda, già in fase di prevendita ha dimostrato la capacità di rispondere in modo concreto alle nostre richieste, oltre che di posizionare in modo distintivo Sage X3. Per noi era importante relazionarci con un partner in grado di capire le nostre esigenze ed anche in grado di supportarci nella definizione di opportunità e miglioramenti che l’adozione di un nuovo ERP avrebbe permesso.
Andrea Delaini - Direttore Amministrativo e Risorse Umane
Risultato
Sage X3 gestisce in modo integrato contabilità, controllo di gestione, acquisti e magazzino. Inoltre permette di gestire la tracciabilità dei flussi finanziari conformemente alla normativa.